Endlich, der Mietvertrag ist in trockenen Tüchern und die Schlüsselübergabe für dein neues Zuhause steht an! Ein super Moment, klar, aber auch einer der wichtigsten im ganzen Mietprozess. Genau hier stellst Du die Weichen für ein stressfreies Wohnen.

Bei der Wohnungsübernahme ist das A und O ein lückenlos ausgefülltes Übergabeprotokoll. Warum das so wichtig ist? Ganz einfach: Jeder Kratzer und jeder kleine Defekt, der hier nicht drinsteht, könnte Dir beim Auszug auf die Füße fallen.

Gut vorbereitet zur Wohnungsübernahme: So startest Du sicher

Es geht nicht darum, dem Vermieter von vornherein zu misstrauen. Es geht darum, von Anfang an klare Verhältnisse zu schaffen. Eine saubere Dokumentation schützt Dich später vor Forderungen für Schäden, die Du gar nicht verursacht hast.

Gerade auf dem angespannten deutschen Wohnungsmarkt, wo laut Zensus 2022 über 23 Millionen Wohnungen vermietet sind, wird oft schnell ein Mietvertrag unterschrieben. Da ist die Freude über die Zusage riesig. Umso wichtiger ist es, bei der Übernahme einen kühlen Kopf zu bewahren und ganz genau hinzuschauen. Mehr zu den aktuellen Entwicklungen findest Du übrigens auf Statista.com.

Der Weg zur neuen Wohnung lässt sich grob in drei Phasen einteilen, wie die Grafik schön zeigt.

Die Übernahme ist der letzte kritische Punkt, bevor die Umzugskartons kommen. Und damit auch der Umzug selbst glattläuft, haben wir in einem anderen Ratgeber eine detaillierte Checkliste für deine Umzugsplanung für Dich.

Lass uns jetzt dafür sorgen, dass das Übergabeprotokoll zu Deinem besten Freund wird und Du entspannt in Dein neues Kapitel starten kannst.

So wird das Übergabeprotokoll zu Deiner Absicherung

Eines kann ich Dir aus Erfahrung sagen: Mündliche Absprachen sind bei der Wohnungsübergabe so gut wie wertlos. Das Einzige, was am Ende zählt, ist das Übergabeprotokoll. Betrachte es als Deine wichtigste Versicherung gegen späteren Ärger. Es ist der einzige Beweis, der den Zustand der Wohnung bei Deinem Einzug schwarz auf weiß festhält. Ohne ein lückenloses Protokoll wird es verdammt schwer, später nachzuweisen, dass ein Kratzer im Boden oder ein Riss in der Fliese schon vor Deiner Zeit da war.

Kurz gesagt: Dieses Dokument schützt Dich davor, bei Deinem Auszug für Schäden zahlen zu müssen, die Du gar nicht verursacht hast. Nimm Dir diesen Termin also wirklich zu Herzen!

Worauf es beim Ausfüllen wirklich ankommt

Mein wichtigster Tipp: Plane für die Übergabe genug Zeit ein und lass Dich auf keinen Fall hetzen. Manchmal versuchen Vermieter oder Makler, schnell durch die Wohnung zu huschen – bleib da hartnäckig. Geh am besten systematisch Raum für Raum vor und teste wirklich alles. Jede noch so kleine Macke gehört ins Protokoll, egal wie pingelig es Dir vorkommt.

• Zustand der Räume: Mach nicht den Fehler, nur grob zu schauen. Dokumentiere jeden Kratzer im Parkett, Flecken an den Wänden oder Sprünge in den Fliesen. Sei dabei so genau wie möglich, zum Beispiel: „Ca. 5 cm langer Kratzer im Parkett, direkt vor der Balkontür“.
• Funktionstests: Dreh an allem, was man drehen kann. Schließen alle Fenster und Türen richtig? Werden die Heizungen warm? Funktionieren alle Lichtschalter und Steckdosen? Ein kleiner Test, der oft vergessen wird: Lass mal kurz Wasser in Waschbecken und Dusche laufen, um den Abfluss zu prüfen.
• Einbauten und Geräte: Wenn eine Küche oder andere Möbel zur Wohnung gehören, teste jedes Gerät. Läuft der Geschirrspüler? Kühlt der Kühlschrank? Hält der Zustand fest, was Dir versprochen wurde.

Denk dran: Ein gutes Übergabeprotokoll ist keine reine Mängelliste. Es ist eine gemeinsame Vereinbarung zwischen Dir und dem Vermieter über den Zustand der Wohnung in genau diesem Moment. Beide Seiten bestätigen das mit ihrer Unterschrift.

Damit Du nichts vergisst, habe ich hier die wichtigsten Punkte in einer Checkliste zusammengefasst. Diese Tabelle hilft Dir dabei, systematisch vorzugehen.

Checkliste für Dein Übergabeprotokoll

Bereich	Worauf achten	Tipp zur Dokumentation
Allgemeiner Zustand	Gibt es Schäden an Wänden (Löcher, Flecken), Böden (Kratzer, Dellen) oder Decken?	„Großer Wasserfleck an der Decke im Schlafzimmer, obere linke Ecke.“
Fenster & Türen	Schließen sie dicht? Sind die Dichtungen porös? Gibt es Kratzer im Glas oder am Rahmen?	„Balkontür im Wohnzimmer klemmt beim Schließen.“
Heizung & Sanitär	Werden alle Heizkörper warm? Tropfen Wasserhähne? Läuft das Wasser gut ab? Ist Schimmel sichtbar?	„Heizung im Bad wird nicht richtig warm. Leichter Schimmelbefall in der Duschfuge unten rechts.“
Elektrik	Funktionieren alle Lichtschalter, Steckdosen und der Klingelknopf?	„Steckdose hinter der Küchentür ohne Funktion.“
Einbauküche	Funktionieren Herd, Ofen, Kühlschrank und Spülmaschine? Gibt es sichtbare Schäden an den Schränken?	„Riss in der unteren Schublade links neben dem Herd.“
Zählerstände	Sind die Zählerstände für Strom, Wasser und Heizung korrekt abgelesen?	Zählerstände notieren UND zusätzlich mit dem Handy abfotografieren.
Schlüssel	Stimmt die Anzahl der übergebenen Schlüssel (Haustür, Wohnung, Keller, Briefkasten)?	Genaue Anzahl je Schlüsseltyp vermerken: z. B. 3 Wohnungsschlüssel, 2 Haustürschlüssel.

Wenn Du diese Punkte sorgfältig durchgehst, bist Du schon auf der sicheren Seite. Am Ende zählt nur, was schriftlich fixiert ist.

Zählerstände und Schlüssel – die teuren Details

Zwei Punkte werden oft unterschätzt, können Dich aber später richtig Geld kosten: die Zählerstände und die Schlüssel.

Notiere unbedingt die exakten Werte für Strom, Wasser und Gas oder Fernwärme. Mein Tipp: Mach zusätzlich immer ein Foto von den Zählern mit Deinem Handy. So hast Du einen doppelten Beweis, falls es später Unstimmigkeiten bei der Abrechnung gibt.

Genauso wichtig sind die Schlüssel. Im Protokoll muss die exakte Anzahl aller übergebenen Schlüssel für jeden Bereich aufgelistet sein:

• Wohnungsschlüssel
• Haustürschlüssel
• Briefkastenschlüssel
• Kellerschlüssel

Lass Dir die Anzahl schriftlich bestätigen. Warum das so wichtig ist? Fehlt bei Deinem Auszug ein Schlüssel, ohne dass das beim Einzug vermerkt wurde, könntest Du im schlimmsten Fall für den Austausch der kompletten Schließanlage haftbar gemacht werden. Und das wird richtig teuer.

Erst wenn alles geprüft, dokumentiert und von beiden Parteien unterschrieben ist, ist das Protokoll Deine rechtliche Absicherung. Dann kannst Du beruhigt einziehen.

Mängel aufspüren wie ein Profi

Bei der Wohnungsübergabe reicht ein schneller Rundumblick bei Weitem nicht aus. Jetzt ist echte Detektivarbeit gefragt! Oft sind es nämlich die kleinen, versteckten Mängel, die Dich später richtig Zeit, Nerven und vor allem Geld kosten. Dein Job ist es, Probleme zu finden, bevor sie Deine Probleme werden.

Man darf nicht vergessen: In Deutschland ist mehr als die Hälfte aller Wohnungen vermietet. Und weil 34 Prozent der Vermieter die Miete oft nur beim Mieterwechsel anpassen, fallen die Sprünge mitunter heftig aus – in Berlin können das schon mal bis zu 58 Prozent sein. Bei so einer Miete darf man dann auch eine Wohnung ohne Macken erwarten, oder? Wer tiefer in die Zahlen eintauchen will, findet spannende Einblicke in diesem Bericht zur Wohnungswirtschaft.

Mit System zum Ziel

Nimm Dir die Zeit und geh die Sache systematisch an. Die Taschenlampe vom Handy ist dabei Dein bester Freund, um wirklich jede dunkle Ecke auszuleuchten. Arbeite Dich am besten Raum für Raum vor, als hättest Du eine innere Checkliste.

• Licht & Strom: Einmal jeden Lichtschalter durchklicken. Funktioniert alles? Dann schnapp Dir Dein Handy-Ladekabel und teste jede einzelne Steckdose. Klingt banal, aber es gibt nichts Ärgerlicheres als eine tote Steckdose, wo der Schreibtisch hin soll.
• Fenster & Türen: Alle Fenster auf, alle Türen auf – auch die zum Balkon. Klemmen sie? Quietschen sie? Ziehen sie sich schwer zu? Schau Dir unbedingt die Dichtungen genau an. Sind sie rissig oder porös, heizt Du später für draußen mit.
• Heizung: Dreh jeden Heizkörper einmal kurz auf. Werden sie alle warm, und zwar gleichmäßig? Wenn es gluckert, ist wahrscheinlich Luft im System – ein kleiner Mangel, den man aber direkt notieren sollte.

Wasser und Feuchtigkeit: Der Endgegner

Wasser ist der größte Feind jeder Wohnung. Schäden durch Feuchtigkeit sind nicht nur teuer, sondern auch super aufwendig zu beheben. Hier musst Du also ganz genau hinschauen.

Einen muffigen Geruch, dunkle Flecken oder Verfärbungen solltest Du absolut ernst nehmen. Schau besonders in Ecken, hinter festen Einbauten oder in Bädern ohne Fenster nach. Das sind typische Anzeichen für Feuchtigkeit oder Schimmel.

Dreh jeden Wasserhahn auf, mal kalt, mal heiß. Wie ist der Wasserdruck? Wenn da nur ein müdes Rinnsal rauskommt, stimmt was nicht. Gleichzeitig prüfst Du den Abfluss: Läuft das Wasser in Waschbecken, Dusche und Wanne flott ab oder staut es sich? Ein gurgelnder oder langsamer Abfluss deutet auf eine nahende Verstopfung hin. Diese Sorgfalt kennst Du ja vielleicht schon von der Wohnungsbesichtigung, wo man ebenfalls genau hinsehen sollte.

Die Küche und ihre Geräte unter der Lupe

Ist eine Einbauküche mitvermietet? Super, dann steht jetzt ein kompletter Funktionstest an.

• Herd & Ofen: Jede einzelne Platte mal kurz anmachen. Funktioniert auch der Backofen mit Ober-/Unterhitze und Umluft?
• Spülmaschine & Kühlschrank: Einfach mal ein Kurzprogramm bei der Spülmaschine starten. Der Kühlschrank sollte natürlich kühlen und das Licht angehen.
• Dunstabzug: Teste alle Stufen des Abzugs und vergiss auch hier das Licht nicht.

Jeder noch so kleine Kratzer, jede Macke, jeder Defekt wird fotografiert und ganz genau im Übergabeprotokoll festgehalten. Statt nur „Kratzer im Bad“ schreibst Du besser: „Zwei ca. 10 cm lange, tiefe Kratzer in der Bodenfliese direkt vor der Toilette.“ Diese Präzision ist Dein bester Schutz vor späteren Diskussionen.

Was bei der Übergabe oft vergessen wird

Bei all dem Trubel rund um Mängel und Zählerstände geht schnell mal was unter. Klar, der Kratzer im Parkett fällt sofort auf, aber die kleinen administrativen Details sind oft die, die später für böse Überraschungen sorgen. Wenn Du nicht aufpasst, lauern hier echte Kostenfallen. Bei der Wohnungsübernahme solltest Du also auf mehr achten als nur auf den Zustand von Wänden und Böden.

Ganz oben auf meiner persönlichen Prio-Liste: die Schlüssel. Es reicht nicht, einfach einen Bund in die Hand gedrückt zu bekommen.

Schlüssel und wichtige Dokumente

Geh die Schlüssel ganz penibel durch und halte die exakte Anzahl fest. Das klingt vielleicht kleinlich, ist aber Gold wert. Musst Du später mal ein Schloss austauschen lassen, weil ein Schlüssel fehlt, kann das richtig teuer werden. Frag Dich:

• Wohnungs- und Haustürschlüssel: Wie viele bekommst Du genau? Sind das alles Originale?
• Keller- und Dachbodenschlüssel: Passt der Schlüssel auch wirklich zum richtigen Abteil? Einmal kurz ausprobieren schadet nicht.
• Briefkastenschlüssel: Der Klassiker unter den vergessenen Schlüsseln. Unbedingt dran denken!

Lass Dir die genaue Anzahl für jeden Schlüsseltyp im Übergabeprotokoll schriftlich bestätigen. Sicher ist sicher.

Ein Profi-Tipp, den viele übersehen: Frag aktiv nach allen wichtigen Unterlagen zur Wohnung. Die können Dir im Alltag eine Menge Stress ersparen.

Manche Dokumente sind einfach wichtig, um die Wohnung richtig zu verstehen und böse Überraschungen bei den Nebenkosten zu vermeiden.

Die oft ignorierte Zettelwirtschaft

Manche Papiere sind bares Geld wert, wenn es später mal zu Diskussionen kommt. Frag den Vermieter oder die Verwaltung gezielt nach diesen Unterlagen:

• Energieausweis: Der ist nicht nur gesetzlich vorgeschrieben, sondern gibt Dir auch einen ehrlichen Einblick, was an Energiekosten auf Dich zukommt.
• Bedienungsanleitungen: Extrem wichtig für eingebaute Geräte wie die Gastherme, den Durchlauferhitzer oder die Spülmaschine, falls sie zur Wohnung gehört.
• Letzte Nebenkostenabrechnung: Ein Blick darauf verrät Dir, ob die angesetzten Vorauszahlungen realistisch sind oder ob Du mit einer Nachzahlung rechnen musst.

Diese Punkte sind genauso entscheidend wie die Suche nach Kratzern und Rissen. Und denk auch daran, was mit Möbeln passiert, die Du vielleicht vom Vormieter übernimmst. Wie Du dafür einen sauberen Vertrag zur Möbelübernahme aufsetzt, erklären wir Dir in einem anderen Ratgeber. Eine gute Vorbereitung hier sorgt einfach für einen viel entspannteren Start im neuen Zuhause.

Die ersten Schritte nach der Schlüsselübergabe

Schlüssel in der Hand? Herzlichen Glückwunsch! Bevor Du jetzt aber voller Tatendrang die Umzugskartons in die Wohnung wuchtest, atme kurz durch. Es gibt ein paar Kleinigkeiten, die Du am besten sofort erledigst, um Dir später eine Menge Kopfzerbrechen zu ersparen.

Als Allererstes solltest Du Dich um Deine Versorger kümmern. Schnapp Dir das Übergabeprotokoll mit den frisch notierten Zählerständen und melde Dich direkt bei Deinem Wunschanbieter für Strom und Gas an. Wenn Du das vergisst, landest Du automatisch in der Grundversorgung – und die ist meistens deutlich teurer. Ein paar Klicks, die sich wirklich lohnen.

Mängel entdeckt? Das ist jetzt zu tun

Auch wenn Du bei der Übergabe ganz genau hingeschaut hast: Manche Mängel fallen einem erst auf, wenn man ein paar Tage in der Wohnung lebt. Plötzlich klemmt eine Tür, die vorher unauffällig war, oder eine Steckdose funktioniert nicht. Kein Grund zur Panik.

Wenn Du einen Schaden entdeckst, der nicht im Protokoll steht, ist schnelles Handeln gefragt. So gehst Du am besten vor:

• Beweise sichern: Mach sofort Fotos oder ein kurzes Video von dem Mangel. Am besten aus verschiedenen Winkeln, damit alles gut erkennbar ist.
• Schriftlich melden: Informier Deinen Vermieter oder die Hausverwaltung sofort und schriftlich. Eine E-Mail ist meist der schnellste Weg, aber wenn Du auf Nummer sicher gehen willst, schick ein Einwurf-Einschreiben.
• Frist setzen: Bitte um eine kurze Rückmeldung und setze eine realistische Frist, bis wann der Schaden behoben werden sollte.

Ein wichtiger Tipp aus der Praxis: Warte mit der Mängelmeldung nicht zu lange! Es gibt zwar gesetzliche Fristen, aber je länger Du wartest, desto schwieriger wird es zu beweisen, dass der Schaden nicht durch Dich entstanden ist.

Ein weiterer Punkt, den viele vergessen: Prüf die Schlösser und die allgemeine Sicherheitstechnik. Du weißt nie, wer vorher einen Schlüssel zu Deiner Wohnung hatte. Ein neues Schloss ist eine kleine Investition, die für ein großes Plus an Sicherheit und Wohlbefinden sorgt.

Offene Fragen bei der Wohnungsübernahme? Hier sind die Antworten

Auch mit der besten Checkliste im Gepäck tauchen bei der Wohnungsübergabe oft noch Fragen auf. Das ist völlig normal. Damit Du in jeder Situation einen kühlen Kopf bewahrst, haben wir hier die häufigsten Stolperfallen und die passenden Antworten für Dich gesammelt.

Was, wenn der Vermieter einen Mangel nicht ins Protokoll aufnehmen will?

Ganz wichtig: Bleib ruhig und sachlich, auch wenn es schwerfällt. Dein erster Schritt ist, den Mangel trotzdem selbst zu dokumentieren. Mach Fotos oder ein kurzes Video, am besten so, dass auch Dein Zeuge mit im Bild ist.

Direkt im Übergabeprotokoll vermerkst Du dann handschriftlich, dass Du auf den Mangel hingewiesen hast, der Vermieter die Aufnahme aber verweigert hat. Gleich nach dem Termin schickst Du Deine eigene Dokumentation mit den Fotos schriftlich an den Vermieter – am sichersten per Einwurf-Einschreiben. So hast Du einen wasserdichten Nachweis.

Muss ich einziehen, wenn die Wohnung schwere Mängel hat?

Klare Antwort: Nein. Wenn Mängel so gravierend sind, dass Du die Wohnung nicht richtig nutzen kannst, musst Du den Schlüssel nicht annehmen. Denk dabei an Dinge wie großflächigen Schimmelbefall, eine defekte Heizung im tiefsten Winter oder ein undichtes Dach.

In so einem Fall hältst Du alles penibel im Protokoll fest und setzt dem Vermieter schriftlich eine klare Frist, bis wann die Probleme behoben sein müssen. Hier ist es oft schlau, sich schnell rechtlichen Rat zu holen, zum Beispiel beim Mieterverein.

Darf ich einen Zeugen zur Übergabe mitbringen?

Ja, unbedingt! Ich würde es sogar jedem raten. Vier Augen sehen einfach mehr als zwei.

Ein Freund oder ein Familienmitglied kann nicht nur helfen, Mängel zu entdecken, sondern ist im Streitfall Gold wert. Diese Person kann Deine Beobachtungen bestätigen und sollte idealerweise auch auf dem Protokoll als anwesend unterschreiben. Das gibt Dir eine Extraportion Sicherheit.

Wer kümmert sich um die Schönheitsreparaturen vom Vormieter?

Das ist ein klassischer Streitpunkt und hängt stark von Deinem Mietvertrag und dem Zustand der Wohnung ab. Grundsätzlich gilt: Wenn Du die Wohnung nachweislich unrenoviert übernommen hast, musst Du nicht für die Gebrauchsspuren Deines Vormieters geradestehen.

Deshalb ist es so entscheidend, den Zustand bei Deinem Einzug ganz genau zu dokumentieren. Fotografiere ungestrichene Wände, alte Bohrlöcher und abgenutzte Böden. So vermeidest Du böse Überraschungen, wenn Du selbst eines Tages wieder ausziehst.

Dein Weg ins neue Zuhause

Endlich ist es so weit – der Umzug steht an! Die richtige Wohnung zu finden, war schon die halbe Miete, aber jetzt kommt der entscheidende Teil: die Übergabe. Mit der richtigen Vorbereitung wird das aber kein Spießrutenlauf, sondern der letzte, entspannte Schritt in Dein neues Leben.

Wenn Du bei der Wohnungsübernahme ganz genau hinsiehst und alles Wichtige festhältst, ersparst Du Dir später eine Menge Ärger und Geld. So wird der Einzug nicht zum Albtraum, sondern zum Startschuss für eine richtig gute Zeit. Dein neues Zuhause wartet – packen wir's an!

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